De belangrijkste hoofdvragen rond outsourcing zijn:
1. wil je outsourcen (strategie-vraag)?
2. kan je ontvlechten, dus technisch afbakenen (architectuur-vraag)?
3. kan je het organisatorisch isoleren (organisatie-vraag)?
4. kan je het achtergebleven takenpakket bemannen (hrm-vraag)?
er ontstaat ook een nieuwe taak, n.l. het managen en regisseren van het geoutsourcede
5. zijn er geen belemmeringen om eigen medewerkers naar een externe service provider over te laten gaan (sociale vraag)?
Reden 1: Beheersbare en lagere kosten.
Dit is een belangrijke reden bij ondernemingen met grote margedruk:
- meer grip op het IT-budget
- geen verrassingen meer
kortom verbetering van de financiële transparantie.
Met een externe service provider kan meer zakelijk over financiën worden gesproken:
- omzetten van vaste kosten in flexibele kosten, eventueel pay per use
- lagere kosten door schaalvergroting, standaardisatie en specialisatie van de externe service provider
- vrijheid van schaalbaarheid
kortom efficiency wordt het probleem van de externe provider.
Reden 2: Investering wordt het probleem van de externe service provider.
Bij verouderde hardware & infrastructuren, achterstallig onderhoud op de applicaties of personeel dat niet meer geheel up-to-date is opgeleid kan de noodzakelijke investering om weer voldoende slagvaardig te zijn, worden voorkomen door het geheel bij een externe service provider onder te brengen. De vernieuwing zal vervolgens bij de contractonderhandeling worden meegenomen.
Wellicht heeft de externe service provider in zijn standaardcatalogus al alternatieve oplossingen zodat bovenstaande problemen in de transitiefase kunnen worden opgelost.
Ook investeringsrisico's, door nieuwe technologieën of veranderingen in wet & regelgeving, komen bij de externe service provider te liggen.
Een radicale oplossing van het legacy probleem is om dit te outsourcen, deze diensten te laten afbouwen en vervolgens vernieuwde diensten te kopen of te laten bouwen.
Reden 3: Verhogen van het service niveau.
- betere services
een externe service provider voelt een hogere concurrentiedruk en is dus verplicht betere services in de markt te zetten
- verzakeling
met een externe service provider kan meestal meer zakelijk worden onderhandeld over SLAs
- kwaliteitsverbetering
leg problemen betreffende 'technolgy failure' bij een ander
- betere beschikbaarheid
7 X 24 uur beschikbaarheid en wereldwijde dekking (in tijd en plaats).
Reden 4: Focus op 'core competences.'
Verbetering van de resultaten in de kernbusiness, hierdoor krijgen managers de handen vrij om zich op de kernprocessen van de eigen onderneming te concentreren. Dat zijn de processen die bepalend zijn voor het onderscheidend vermogen van de onderneming. En dat zijn er minder dan u denkt!
De externe service provider wordt een business partner met een business focus en levert een hogere kwaliteit in de ondersteuning van de kernprocessen.
Reden 5: Vernieuwing.
Toegang tot meer innovatiekracht. Dit biedt een reservoir aan nieuwe mogelijkheden, zowel op technologisch vlak als op business vlak.
De externe service provider wordt partner in organisatie-verandering.
Reden 6: Hefboomeffect: meer doen met minder eigen resources.
- grotere flexibiliteit in de producten en diensten van de onderneming
- snellere time-to-market
- standaardisatie in IT services
- bij BPO het inkopen van domeinkennis
Reden 7: Strategische groei.
Implementatie van grootschalige initiatieven door gebruik te maken van externe service providers. Dit is vooral belangrijk bij ondernemingen met agressieve groei doelstellingen.
Reden 8: Vergroting van de lenigheid van de onderneming.
Adaptiviteit van de onderneming('agility'). Het snel kunnen schakelen naar nieuwe mogelijkheden in het ecosysteem (het valueweb).
Reden 9: Onvermogen tot het aantrekken en behouden van bekwaam personeel.
Bekwaam personeel is nog steeds de meest schaarse resource. Om voldoende diversiteit van bekwaamheden in huis te hebben is een schaalgrootte nodig die bij grote externe service providers is te vinden. Een grote externe service provider biedt toegang tot expertise die te duur is om zelf op de loonlijst te hebben.
Reden 10: Eigen medewerkers weer perspectief / groeimogelijkheden bieden.
Veel van de werkzaamheden die voor outsourcing in aanmerking komen zijn slechts ondersteunend voor de onderneming. Dus staan niet in de schijnwerper. Bij een externe service provider behoren deze werkzaamheden echter tot de primaire business. Het is voor vakmensen vaak uitdagender te werken in de primaire business dan in de ondersteunende.
Met dank aan
prof. dr. Daan Rijsenbrij